G Suiteとは? 基本から機能の使い方まで徹底解説

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多くの企業で利用されているG Suite。個人でも利用することができるメールやカレンダーなどのツールをビジネス向けに機能を追加し、活用することができます。ここでは、G Suiteの基本から機能の使い方、メリットまでを解説します。

G Suiteとは

G Suite(ジー スイート)とは、Googleがインターネットを利用するユーザー向けに提供する簡単で安全なグループウェアサービスです。主な機能はGoogleカレンダーやGmail、ドキュメントやスプレットシート、スライドなどがあります。そのほかにもHangouts(ハングアウト)やGoogleドライブ、Googleクラウドサーチなどもあります。

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G Suiteで使用できる主なサービス

次に、使用できる主なサービスを解説していきます。

Googleカレンダー

誰でも簡単に使うことができ、スケジュールの管理ができるサービスです。PCやスマートフォン、タブレットなど様々な端末から使用することができ、スケジュールを設定することで、忘れていた大事な要件をいろいろなアラームでお知らせしてくれます。社内やチームで共有し進捗状況や仕事の予定をお互いに確認することができます。また、社内の全体会議や部署内のミーティングなどの通知、予定のリマインドも行うことができます。

参考URL:Googleカレンダーの使い方をご紹介

Googleドライブ

Googleドライブとは、クラウド上に重要なデータを保存することができるサービスです。Word、Excel、PowerPointなど仕事で必要なファイルや、画像ファイル、動画ファイルなどいろいろなデータファイルを保存、管理することができます。保存したファイルはドライブ上で管理、共有することができ、ユーザーの閲覧権限や編集権限をしっかり管理していれば情報の漏洩などの心配はありません。しかし、保存の容量には上限があり、Basicでは30GB、Businessの4人以下は1TB、5人以上では無制限となっています。

Gmail

個人でも多くの人が使用しているのがGmail。無料でGmailを利用していると「@gmail.com」のドメインになりますが、G Suiteを利用することで独自のドメインを使用することができます。フォルダの容量が約30GB使用することができ、メーリングリストは無制限に使用することができます。また、迷惑メールなどはしっかりとしたフィルターで強力にブロックしてくれます。

ドキュメント・スプレッドシート・スライド

G Suiteには、ワープロ機能があるドキュメント、表計算機能があるスプレッドシート、プレゼンテーション機能があるスライドがあります。それぞれ、officeのWordやExcel、PowerPointと同じ機能を搭載しているので、簡単に文章や表計算、プレゼンテーションの作成や編集ができます。

ドキュメントやスプレッドシート、スライドは、ブラウザで作動するので、WordやExcel、PowerPointみたいにインストールすることはせず、インターネット環境さえ整っていれば、どこでもアクセスすることができます。また、両方ともGoogleドライブに統合されていて、作成したファイルは自動的に保存されます。

参考URL:Google スライドとは?使い方・便利機能をご紹介!

Googleサイト

Googleサイトとは、HTMLやCSS、Javascriptなどサイト制作の知識が無くても、簡単にサイトを作ることができるサービスです。HTMLコードを書き込むことはせず、テンプレートからデザインを選択、カスタマイズすることで簡単にサイトを制作することが可能です。

権限や情報の共有さえしておけば、ユーザー間でサイトの構築ができ、効率的にサイトの制作ができます。GSuiteのサービスには、オンラインビデオ会議ができるHangout Meetやアンケートの作成・分析ができるGoogleフォームなどがあります。

G Suiteは企業でも活用されている

G Suiteはインターネット経由でサービスを提供する、クラウド型グループウェアです。クラウド型グループウェアとは、インターネットを利用してスケジュールやタスク管理、ファイルの共有などを円滑にできるため、多くの企業で導入されています。下記では、G Suiteを使う特徴とメリットを解説します。

チームなど共同で行う作業の効率化

G Suiteのサービスはウェブ上ですべて行うことができ、連携もスムーズにできるようになっています。チームで協力して行う場合、メンバー同士で情報やデータの共有がしやすくなり、編集作業のやり取りが楽になります。インターネット環境があれば、ブラウザからG Suiteの機能が利用できるため、同じ場所にいないメンバーともリアルタイムで編集作業ができるようになります。さらに、大きなデータのやり取りをしなくてもよくなります。

いつでもどこでもアクセスができる

インターネット環境が整っていればサービスが使用できるため、移動中や取引先、自宅でもアクセスができます。ビジネスでもスマートフォンやタブレットを使用する機会も多くなり、Wi-Fiルーターなどの通信環境があれば、すぐに必要なデータの収集、編集などができます。

常にバージョンアップされた状態で使用できる

G Suiteでは、ユーザーが何もしなくても、自動的に最新のバージョンにアップデートされ、最新版を使用することができます。アプリデータやソフトウェアなどの新しく機能が追加されても、手動でアップデートする必要がありません。セキュリティ対策もGoogleは徹底しているため、データのやり取りを安心して行うことができます。

導入が早く、初期費用も安い

インターネットの環境さえあれば、サーバーのハードウェアなどの準備は不要で、初期費用を抑え、短時間で導入することができます。

管理者のシステム運用の負担が減る

G Suiteの場合、システム運用はGoogleが行うので、サーバーの保守やバージョンアップなどの業務は不要です。管理者の負担を大幅に減らし、運用コストも抑えることができます。

セキュリティの向上

クラウド上に大事なデータを残すことで、セキュリティの面が一番懸念されます。クラウドベンダーと同じレベルまでセキュリティを保つことができるのが、G Suite最大のメリットと言えるでしょう。

管理コンソールでサービス全体を管理

管理コンソールの機能を使ってデータ移行や2段階認証などのセキュリティ、モバイル端末の管理、監査ログなどの機能を使用することができます。

G Suiteの各プランの違い

G SuiteにはBasic、Business、Enterpriseの3種類があり、各プランによって利用料金とサービスに違いがあります。各プランの違いについて紹介しますので、自分に合ったプランを探しましょう。

  • Basic(月額600円)

ビジネス用のGmailドメイン、音声/ビデオ会議、カレンダーの共有、Googleドライブ(ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーション)、サポート(24時間365日)、管理機能(従業員のアカウントやセキュリティ)などの機能が利用できます。

  • Business(月額1,200円)

Basic機能に加え、Cloud Search(ファイルの一括検索機能)、メールやチャットの記録保存と移動や削除の設定、メールやチャットの電子情報の開示、監査レポートの機能が利用できます。

  • Enterprise(月額3,000円)

Business機能に加え、さらに監査やセキュリティ機能が強化された機能が提供されます。

 

Business、EnterpriseにはGoogle Vaultというデータや記録の保持、電子情報の開示など組織のニーズに対応した機能が利用できます。また、G Suite for Educationという教育機関用に、無料で使用できるプランもあります。

G Suiteを活用して作業を効率化しよう

日本の企業はITソリューションが適切に導入できておらず、労働生産性が低い状態のままです。社会の変化やグローバル化により、常に新しい価値を企業が提供していかなくてはなりません。多くの企業が直面するこれからの課題をG Suiteを活用し、解決に導く重要な役割になるかと思います。

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