チャットワークの基本的な使い方・便利な機能・プランについて解説!

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ChatWorkは、電話・メール・会議に代わる、クラウド会議室。業務効率化が実現出来る、ビジネスにおいてとても便利なコミュニケーションツールです。

会社ではパソコンから、社外では携帯から、時間や場所にとらわれず気軽にやり取りをすることが出来、社内での円滑な情報共有が可能となります。

チャットワークの使い方について

メールやLINEでビジネスのやり取りをしている場合、プライベートと混合してしまう可能性もあります。しかし、チャットワークはビジネスとして活用するものなのでプライベートとはっきり分けることが可能です!

ビジネスでおすすめのチャットワークには、メールやLINEとは違う細かい機能がたくさんあるので、ご紹介していきます。

グループチャットが出来る

社内でも自分に関係のある案件、関係のない案件、色々ありますよね?ChatWorkでは、チャットに関係のあるメンバーだけをグループチャットのメンバーに追加して、情報の共有を行うことが出来ます。

チャット上で全員への共有が一気に出来るので、電話をしたり、何度も同じことを話さなければいけない。という手間も省けます。そして、チャット上に文字として記録されるので、伝達上のミスなども減ります。

To付け機能

To付けをして、チャット内の特定した人にメッセージをお知らせすることが出来ます。

または、「すべてのメンバー」などを選択すれば、全員にお知らせすることが可能です!

引用機能

お知らせした内容に対して返事がない場合など、リマインドとして過去の内容を引用して、相手にお知らせしたり、引用を使用して前回の内容と合わせてメッセージを送信することが出来ます。

簡単にファイルの共有が出来る

PDF、ワードやエクセルなどもチャット上で共有することが出来、チャット上のメンバーは過去を逆上ってクラウドからダウンロードして閲覧することが出来ます。

例えば、PowerPointで企画書を作成して、チャット上に残しておけば、何人かで資料を確認することも出来ますし、誰でも編集可能となります。

メッセージの編集・削除

メールやLINEをしていて、誤送信をしてしまったという経験が皆さんありますよね?しかし、チャットワークでは、送ってしまった内容の編集や削除が可能です。

誤字で送ってしまった場合や、内容を1度削除したい場合でも、ワンクリックで修正出来るということも便利な点の1つですね。

ChatWorkの便利な機能

タスク管理

自分に任されている業務、または他の人に依頼する業務にタスクを作成して管理することが出来ます。タスクを作成することによって、ChatWork上で残っているので、タスクのやり忘れや業務漏れがなくなります。

本日中にやらなければいけないタスク、1週間以内にやらなければいけないタスクなど、それぞれ表示されるようになっているのでとても便利です!

概要欄を活用!

概要欄では、部署内やチャットに入っているメンバーで共有しておきたい、基本的な情報を残しておくことが出来ます。例のようによく必要となる情報は、チャットを逆上って確認などではなく、概要欄ですぐに確認出来るので便利です!

例:▼東京事務所住所:◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯

   大阪事務所住所:◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯

  ▼業務管理シート:URL

自分だけが見ることが出来るマイチャット

「マイチャット」というチャットだけは、自分だけが見ることが出来るチャットなので、メモとして活用することが出来ます。大事なパスワード管理やファイルを保存しておくことも可能です。

自分の行わなければいけない業務内容なども、マイチャットにタスクを作成して残しておくと、業務の漏れもなくなります。

メッセージの検索機能

会社としてたくさんのクライアント様とやりとりをしていたり、たくさんの案件を抱えていると、「どこであのやり取りをしていたか忘れてしまった」ということもあります。

しかし、チャットワークでは、チャット名やメッセージ内容の単語などを入力して、すべてのチャット内からメッセージを検索することが可能です。例えば、以前にも電話のかかってきた人の会社名を検索して、すぐに内容を確認することが出来ます。

スマホでは位置情報を送ることが出来る

位置情報を送信することが可能で、郵便番号、住所、Google Mapsのリンクが表示されるので、チャットメンバーに場所を知らせる場合もとても簡単は方法で情報を共有することが出来ます。

プランについて

個人事業や会社で業務効率化を考えている方は、ぜひお試しください!

用途や規模に応じて、プランを選択することが出来ます。

  • まずは無料で試したいという方への「フリープラン」

1ユーザー 0円/月

  • 個人での導入をお考えの方への「パーソナルプラン」

1ユーザー 400円/月

  • 組織での導入をお考えの方への「ビジネスプラン」

1ユーザー 500円/月

  • 管理機能を強化したいとお考えの方への「エンタープライズプラン」

1ユーザー 800円/月

プラン内容の細かい違いなどはこちらをご覧ください。

仕事の無駄を減らす為のチャットワーク

「仕事の無駄を減らすには?」という記事でも解説しているように、成果の出ない無駄な時間を減らす為には、社内のコミュニケーションをいかに円滑にするかが大切です。

電話やメール、直接話しをして情報を共有するよりも、チャットワークで共有出来る情報は共有し、スムーズに仕事が進む方が無駄な時間が省け、違う業務に時間を費やすことが出来ます。

業務効率化を考えている、社内の情報共有が上手く出来ていないという方々には、チャットワークの導入をおすすめします。ぜひ、使ってみてはいかがでしょうか。

 

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