文章校正のコツとは?文章力と精度を上げるポイント5つ

シェア

ツイート

LINEで送る

Pocket

ブックマーク

proofreading-sentences

「文章校正」と聞くと、編集者やライターが赤字で修正点を記入する、専門職をイメージされる人が多いかもしれません。

しかし、文章校正の知識や技術は、一般的なお仕事や日常の中でも役立ちます。文章校正の精度を上げるコツをご紹介します。

文章校正とは

文章校正とは、1つ前の工程の文章と、現段階の文章を比較して、誤りを正すことです。『大辞林 第三版』には、『校正』の意味として、以下のように記載されています。

  • くらべ合わせて、文字の誤りを正すこと
  • 校正刷りと原稿とを照合するなどして文字や内容の誤りを正し、体裁を整えること

校正01 入稿前日に大量の赤字

文章校正で行う内容

文章校正において、「誤りを正す」上で行う具体的な確認内容は、主に以下の3点になります。

  • 文章に誤字脱字が無いか
  • 文中の語法や語順に誤りが無いか
  • 文章に不適切な表現が無いか

校正は、主に出版業界で使われる用語です。印刷物が完成してからミスが見つかったのでは回収や廃棄が伴い損害が出ますので、文章校正は重要な業務です。

校正02 鉛筆立てとノート

文章校正が役立つ例

また、文章校正の重要さは、出版業界に限りません。例えばメーカー等は、商品の説明書に誤字脱字があることで、万が一には、利用者の事故や人命にも関係する恐れがあります。

一般企業での広告制作や、SNSやブログなどのWebサイトの記事作成でも同様に、文章校正は重要です。もし、商品価格を誤った広告や誤字脱字の多い文章が、会社の公式サイトで公開されていたら、読者からの企業イメージを堕とすケースも想定されます。

さらに、原稿に不適切な内容があり、ネットで人目についてからでは、炎上の発生や信用を損なう恐れがあります。SNS投稿前やブログ記事作成の時点で文章校正を行えば、リスク予防としても効果は高いです。情報発信が簡易になっている現代では、リスクマネジメントの観点でも、文章校正のコツを理解するメリットは大きいと言えます。

校正03 ブログ執筆中(タイピング)

校正と似た言葉『校閲』

校正と似た言葉で「校閲」があります。校正と校閲を混合して認識している人も少なからずいますが、2つの意味は、はっきり区別されています。精度の高い文章を作成するコツとして、まず校正と校閲の違いを明確にする必要があります。

  • 校正:1つ前の工程の文章と、現段階の文章を比較して、誤りを正すこと
  • 校閲:文章が一旦完成した後、客観的に、内容の事実確認を行ったり、矛盾を見つける作業

出版業界では、一般的に、作業の手順は以下のようになります。

  • 執筆 → 推敲 → 校閲 → 校正

校正は、出版直前の文章修正として、最後の締めという位置づけになります。

校正04 ペンを握る手の様子

Webコンテンツ作成上で文章校正能力は重要

情報化社会である現代では、多くの企業がコンテンツマーケティングを意識しています。SNSやブログ記事、ホームページ作成などでWebコンテンツを作った経験がある方や、今後Webコンテンツを作る可能性を持つ方もいらっしゃるでしょう。Webコンテンツ作成で、文章校正のコツは必ず役立ちます。

より一般的な業務でも、文章校正能力は有益です。例として、Wordで書類を作成する際、文章チェックやスペルチェックの機能を使っても、そもそも文章校正の知識や知恵が無ければ、自身による最終チェックが満足にできず、致命的なミスに繋がりかねません。

校正05 オフィスでPCを触る女性

文章校正する時のポイント

文章修正時のチェック項目を以下に並べました。書類作成時のチェックリストの参考になれば幸いです。

  • 誤字
  • 語法
  • 語順
  • 句読点の位置
  • 文末の統一(~です。~ます。~である。など)
  • 記号が適切かどうか(会話文には「 」を使う。引用文には” ”を使う。など)

文章校正のコツは、文章を客観的に捉えて「読む人を想定して、読みやすく、わかりやすい文章にする」という意識を持つことです。独りよがりな文章では、内容が伝わらず、誤解を招いて不利益の原因にもなりえます。

文章を客観的な捉えることで、記事や書類全体の構成を俯瞰的に把握することができ、ライティングスキルの向上にもつながります。
ライティングスキルを一気に上げる記事の構成ポイントとは

校正06 ノートにペンで筆記中

文章を客観的に捉える手法

「文章を客観的に捉える」と言うのは容易いですが、自分で書いた文章を自分で修正する場合、なかなか間違いを見つけられないのが現実です。文章修正の精度向上に繋がる、客観的な視点を持ちやすくなる方法をご紹介します。

校正07 テキストを入力

ポイント1.声に出して読む

黙読よりも、声に出して読むと、文章のリズムやテンポがわかりやすくなります。視覚だけでなく、発声することで聴覚からの情報取得も、客観性の構築に役立つと言われています。

文章中、書いた本人が読みにくい部分があったら、他人はもっと読みにくいだろうと判断し、書き直すと良いでしょう。

ポイント2.他人に読んでもらう

他人は、文字通りの「客観」となります。一度読んでもらい、わかりやすい部分と、わかりにくかった部分を訊ねると、修正の参考になるでしょう。

相手によっては、明らかに見当違いな読み方をされたり、好みや主観に偏重した意見を言われるかもしれません。意見に耳を傾けないのでは、他人に読んでもらう意味がなくなってしまいますが、意見を鵜呑みにするだけでは、文章内容の軸がぶれる要因にもなりえます。

他人に読んでもらった上での意見には、「そういう意見もあるのか」と真摯な気持ちで参考としましょう。

また、他人に文章の修正点を加えてもらうことを『添削』といいます。添削にもコツがあり、推敲・校正と合わせて文章をより良いものにするために必要な作業過程です。
添削のコツとは?推敲・校正と合わせて文章力を上げる方法

ポイント3.時間を空けてから読み返す

文章を作成してから時間を空けると、思考が切り替わって、客観的に読み返しやすくなります。短いスパンで文章を直そうとすると、脳が記憶で補完していまい、単純な誤字脱字に気づけない、という事例も多いでしょう。

可能なら一晩空けるのが良いそうですが、仕事中では難しい場合も多いでしょう。1~2時間空けることも難しいようなら、お茶やコーヒーを飲んだり、軽く体をほぐすだけでも、思考の切り替えのスイッチとして有効的とされています。

校正08 メモとノート

ポイント4.プリントアウトをしてチェック

ディスプレイに表示されているままだと誤字脱字が見つけられないのに、プリントアウトすると見つけやすくなる、といった傾向の人も多くいます。一般的なディスプレイは、明るい光を放っています。ディスプレイの光度の高さが、疲労の蓄積に繋がって集中力を削ぎ、修正もれの一要因となる場合があります。

紙に印刷ができない環境では、ディスプレイの光度を落とすか、周囲の明るさを調整するなどして、目の負担を減らすということも、文章の精度を上げるコツと言えます。

ポイント5.チェックリストを作って確認

文章校正用のチェックリスト作成はおすすめです。作業上、多いミスに応じてチェックリストを更新していくと、データやノウハウを蓄積できて、さらに文章の精度が上がります。

文章校正で注意する点を箇条書きにまとめるだけでも、精度向上の効果は見込めます。けれど、レ点チェックを入れられるチェックシートを用意すると、視覚的にもわかりやすく、チェック漏れ防止に繋がります。

校正09 記事を執筆するライター

支援ツールの活用法

文章作成を支援するための、有料ツールや完全無料ツールがあります。お馴染みの「Wordの校正ツール」や、クラウド型の「文賢」、無料ブラウザの「日本語校正サポート」など、数多くあります。文章作成の効率化のためにも、色々なWebサイトを調べて定期的に情報を集めておくと良いでしょう。

支援ツールには、文字数制限や精度、修正点の表示方法など性能差がありますので、自分に合った支援ツールを探してみるのも良いでしょう。文字チェックツールと自分自身のチェックでの、ダブルチェックを行うことは、ミス防止に効果を発揮します。

数値の入力ミスや単語の変換ミスなど、ライティングを行う上で、人間はミスを犯す生き物です。複数箇所の修正点を並列してチェックしていけば、ミスの発生を完全に抑えるのは困難です。「ミスは必ず発生する」を基礎にして、ミスを防ぐことを考えれば、状況に応じた必要なチェック工程が組み立てられるかと思います。

校正10 メモとPC

文章校正のコツ習得が日常の快適さに繋がる

文章作成時に手間を少しかけるだけで、些細な文章ミスから生じかねない、やり直しや誤解、トラブルを防ぐ可能性を高めることができます。

文章校正のコツを身につけることは、広い意味では、業務や日常の流れをスムーズにして、快適な状況にできるでしょう。

シェア

ツイート

LINEで送る

Pocket

ブックマーク

CATEGORY :
SEO対策
tree