エクセルを使った仕事のタスク管理術

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仕事を進めて行く中で、自分のタスクをエクセルなどで管理できたら、きちんと進捗管理ができるのに...と思ったことはありませんか?でもどんなふうに管理していいか分からないという方も多いと思います。ここでは、エクセルシートを活用した仕事のタスク管理方法やツールについて紹介をしていきます。

仕事ができる人はスケジュール管理が上手!

ビジネスの世界で、仕事ができると言われる人と仕事ができないと言われる人は何が違うのでしょうか。それは、自分のタスクや任せられた作業に関して、しっかりと優先順位を設定し、自分が何から着手すべきなのかを把握できているのかということにあります。

仕事ができる人は、自分のタスクにしっかりと期限を設け、作業完了までの工程を一覧表に入力しています。もっと言えば、各工程の中で必要なものも細かく書き出し、いつまでに自分のタスクを終わらせておくといいという基準も設けています。なので、現状、自分の仕事の進捗が順調なのかもしくは遅れているのかを常に把握できているのです。

仕事が遅い人は、最終の期限しか頭になく、自分がその仕事における全体の何パーセントまで完了しているのかを把握していません。さらに、追加の仕事がふってきたときに、優先順位が分からず、どの仕事を先に終わらせるべきなのか理解していないことも多いように思います。

仕事の進捗をうまく管理するためには、「一覧表化」をするということが非常に重要になります。ここからはその方法や有効なツールを紹介します。

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エクセルを用いたタスク管理方法

仕事のスケジュール管理をする、タスクの情報整理をする際にはどのようなツールを使っていますか?手帳やGoogleカレンダーで管理をしている人も多いかと思います。ただ、仕事を進めるうえでは、周りの人にも進捗を伝える必要があります。もっと言うと、同僚や仲間も一目であなたの仕事の進捗が分かるようにしておかなければいけません。

上記のようなスケジュール管理の際に、有効になるのがエクセルシートを用いた管理方法です。特に、ガントチャートをエクセルシートに取り入れ、一覧表化すると情報整理がしやすくなります。

例えば、上の図のような表を用いた管理方法があります。

・自分のタスクを工程別に書き出し、作業開始可能日と期限を把握します。

・各工程の作業時間も想定で書き出します。

・各作業時間を鑑みて、着手可能日と作業完了予定日を各工程ごとに書き出していきます。

*上記図の右側のようにカレンダーのような日程表と連動をさせておくと一目で作業進捗が分かるようになります。エクセルでtask管理を行うと、一目で進捗が分かるため、とても便利です。

エクセルで仕事を管理するメリット

タスク管理をエクセルにて行うことのメリットはいくつかあります。

一つは、自分自身が、仕事の進捗を正確に判断でき、いつまでに何を終わらせなければいけないのかが整理できること。もう一つは、一緒に仕事をする人が、自分の仕事の進捗を理解できることです。もし、進捗が悪いようであれば、ヘルプとして人員を割いてくれるかもしれません。もし想定よりも早く進んでいるのであれば、周りの仕事を助けてほしいと言われるかもしれません。会社に勤めるうえで、仕事量は増えていく一方であるというのが普通だと思います。

その際に、自分がすべきことを正確に把握し、期限までに対応できるかどうかが、仕事ができる人とそうでない人の境目であると思います。自分がすべき仕事を見える化し、きちんとスケジューリングできるようにするためには、エクセル及びガントチャートを使用した管理方法はとても有効な手段だと言えます。

無料テンプレートを使用し、タスク管理用ガントチャートを作成しよう


Excelを使用して情報を整理することはとても有効ですが、一からシートを作成することは手間だと思う方も多いかと思います。

そんな方には、ネット記事上にある無料テンプレートを使用したシート作成をおすすめします。

1.Windows用簡単!Excel工程表(フリーウェア版)

https://kantan-excelkouteihyo-freeware.softonic.jp/#app-softonic-review

これはExcelを使用して、バーチャートを作成できるツールです。これはMicrosoft Excel 2000~2007が入っていれば、どんなパソコンでも使用できます。無料で簡単にダウンロードが可能です。工程表は、週間/月間/全体の進捗にわけて確認できるようになっているため、情報整理もしやすいところが特徴です。

2.Microsoft プロジェクトスケジュール

https://templates.office.com/ja-JP/%E8%A8%88%E7%94%BB%E3%81%A8%E7%AE%A1%E7%90%86

こちらはExcelを開発したマイクロソフト社が提供しているテンプレートツールです。これらも無料でダウンロードができます。同サイト内に表示のある動画をクリックすれば使用方法などの説明もあるため、簡単に使用することができます。機能面でもエクセルを開発している会社が提供したものということで、ビジネスシーンでとても使いやすいことが特徴です。

3.Excel Pro 工程表

http://www.syswat.com/freesoft.html

ExcelのVBAフォームを使用したツールです。日・週・月ごとに予定表を作ることができ、使いやすいことが特徴です。ただ、VBAマクロがあるため、表記内容の変更ができないことが難点です。

スケジュール管理はこまめな確認が重要

仕事の管理シートは作成するだけではまったく意味がありません。こまめに更新し、確認することが非常に重要になります。仕事のタスクが管理できるようになるといいことも多いです。

例えば、現状の自分の仕事量が把握できるようになるので、追加であとどれくらいの仕事が受けられるのかなども把握できます。また、周りの同僚が手いっぱいの時に、自分がどれくらい助けてあげられるかなども把握できます。現状、自分の仕事の管理ができていないと感じている人はエクセルで仕事の管理をするように心がけましょう。

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