エクセルを使った仕事のタスク管理術

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一人のビジネスパーソンとして生きていくうえで、社歴が長くなったり、期待が大きくなるほど、自分に任せられる仕事量や入ってくる情報量は膨大なものになります。そうすると、やるべきことが管理できなくなったり、自分のタスクの進捗が把握できなくなったりすることはよくあることです。ここでは、エクセルシートを活用した仕事のタスク管理方法やツールについて紹介をしていきます。

 

 

仕事ができる人はスケジュール管理が上手!

ビジネスの世界で、仕事ができると言われる人と仕事が遅いと言われる人は何が違うのでしょうか。それは、タスクや任せられた作業に関して、しっかりと優先順位をつけ、自分が何から着手すべきなのかを把握していることにあります。

仕事ができる人は、重要な仕事にはしっかりと期限を設け、タスク完了までの工程をみえる化しています。もっと言えば、この固定の中で必要な作業も細かく書き出し、いつまでにここまで終わらせておくといいと言う基準も設けています。なので、現状、自分の仕事の進捗が順調なのかもしくは遅れているのかを常に把握しています。

仕事が遅い人は、最終の期限しか頭になく、自分がその仕事の何パーセントまでできているのかを把握していません。さらに、追加の仕事がふってきたときに、優先順位が分からず何から手をつけていいのか理解していないことも多いように思います。

そのため、仕事の進捗をうまく管理するためには、「見える化」をするということが非常に重要になります。ここからはその方法や有効なツールを紹介します。

エクセルを用いた仕事管理術

仕事のスケジュール管理をする、タスクの情報整理をする際にはどのようなツールを使っていますか?手帳やカレンダーで管理をしている人も多いかと思います。ただ、ビジネスのうえでは、周りの人にも進捗を伝える必要があります。もっと言うと、同僚や仲間も一目であなたの仕事の状況が分かるようにしておかなければいけません。

そこで有効になるのがエクセルシートを用いた管理方法です。

特に、ガントチャートをエクセルシートに取り入れると情報整理がしやすくなります。

例えば、上記のような管理方法があります。

自分のタスクを工程別に書き出し、その作業開始可能日と期限を把握します。

そのうえで、各工程の作業時間も想定で書き出します。

その作業時間を鑑みて、着手可能日と作業完了予定日を各工程ごとに書き出していきます。

図の右側のようにカレンダーのような日程表と連動をさせておくと一目で作業進捗が分かるようになります。

会社に勤めるうえで、仕事量は増えていく一方であるというのが普通だと思います。

その際に、自分がすべきことを正確に把握し、期限までに対応できるかどうかが、仕事ができる人とそうでない人の境目であると思います。

自分がすべき仕事を見える化し、きちんとスケジューリングできるようにするためには、

エクセル及びガントチャートを使用した管理方法はとても有効な手段になります。

無料テンプレートを使用した管理方法

上記のように、Excelを使用して情報を整理することはとても有効ですが、一からシートを作成することは手間だと思う方も多いかと思います。

そんな方には、ネット上にある無料テンプレートを使用したシート作成をおすすめします。

 

1.Windows用簡単!Excel工程表(フリーウェア版)

これはExcelを使用して、バーチャートを作成できるツールです。

これはMicrosoft Excel 2000~2007が入っていれば、どんなパソコンでも使用できます。無料で簡単にダウンロードできます。

工程表は、週間/月間/全体の進捗にわけて確認できるようになっているため、情報整理もしやすいところが特徴です。

 

2.Microsoft プロジェクトスケジュール

こちらはExcelを開発したマイクロソフト社が提供しているテンプレートツールです。これらも無料でダウンロードができます。

同サイト内に表示のある動画をクリックすれば使用方法などの説明もあるため、簡単に使用することができます。機能面でもエクセルを開発している会社が提供したものということで、ビジネスシーンでとても使いやすいことが特徴です。

 

3.Excel Pro 工程表

ExcelのVBAフォームを使用したツールです。日・週・月ごとに予定表を作ることができ、

使いやすいことが特徴です。ただ、VBAマクロがあるため、表記内容の変更ができないことが難点です。

こまめな管理と確認が重要

仕事の管理シートは作成するだけではまったく意味がありません。

こまめに更新し、確認することが非常に重要になります。

仕事のタスクが管理できるようになると、いいことも多いです。

例えば、現状の自分の仕事量が把握できるようになるので、あとどれくらいの仕事が受けられるのかなども把握できます。

また、周りの同僚が手いっぱいの時に、自分がどれくらい助けてあげられるかなども把握できます。

現状、自分の仕事の管理ができていないと感じている人はエクセルで仕事の管理をするように心がけましょう。

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