仕事の効率を上げるために、タスク管理を習慣化しよう

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仕事をしていて、効率的に正確に終わらせたい!と思ったことはありませんか?タスク管理ができる、できないでは生産性が大きく変わるのです。そこで仕事を効率的に行ううえで大切なタスクについてお話していこうと思います。

常にタスクを消化している

タスク管理とは、多くの働く人にとって重要な課題となっています。なぜなら、タスクをこなすことが働くということだからです。

そのため、タスク管理は誰もが日常的に無意識に行っています。「家族のために夕飯を作らないと」「この仕事は明日までに終わらせなければいけない」「一週間後に友達の誕生日があるからプレゼントを用意しないと」など。誰かに教わっていなくても、日常で自然に行っているのです。

日常的に行っているということもあり、仕事をするうえで、タスク管理を特に気にせずにいた人も多かったと思います。タスク管理自体の存在を知らなかった人でも、「どうしたら、さらに仕事効率を上げることができるのか」を自分なりに考えて、自分で知らぬ間にタスクを使いこなしている人も多いはずです。

私自身も以前まではタスク管理を意識して仕事をしていませんでした。しかし、タスクという言葉を知ってから、意識的に行うことで、業務の漏れ忘れが大きく減ったのではないかと思っています。

業務の優先順位を考えてタスク管理を行う

タスク管理の手法を簡単に説明すると、「何をどの順番でいつまでにやるのかを決めること」です。
タスク管理・タスク整理を円滑に行うための基本手順を説明すると・・・

1.今やるべきことを明確にする

2.やるべきことの優先順位をつける

3.優先度の高いタスクから終わらせていく

たったこれだけしかやらなくていいの?と思う方が多いかもしれませんが、実際タスク管理とは、当たり前のことを当たり前にこなしていくことなのです。

今やるべきことを明確にする

まずは、自分が何をすればいいのかを明確にします。効率化を進めるためにも、やるべきことを洗い出す作業から始めていきます。

やるべきことを書き出す

まずは、今後のやるべきことを全て書き出しましょう。ポイントは実際に書き出すということです。やるべきことを頭の中で思い出すだけでは、絶対に忘れてしまいます。頭に入っているタスクをすべて出してあげることが重要なのです。専用の情報カードや紙に書いてもいいですし、パソコンに打ち出しても構いません。タスク管理は日々行っているものですから、思い出したらすぐに書き出せる環境を作りましょう!

スケジューリングを立てる

実際にスケジューリングを立てる際に気をつけなければいけないことは、時間に余裕を持たせることです。時間を短めに設定して、タスクをビッシリ詰め込んでしまっては、不測の事態に対応することができなくなりますので、予定外のことが起きる可能性を考慮しておきましょう。

また、スケジューリングを作成する際は、進捗状況・問題点などが一目でわかるように、一つのスケジュール表に全てのタスクを書き込むことをおすすめします。そうすることで、計画的に業務を行えるでしょう。

頭の中だけで覚えようとしない

タスク管理が上手に行えない人ほど、自分の頭の中で管理しようとする人が多いのではないかと思います。そうすると、やることが一気に3つほど増えたときには、何から行えばいいか分からずに、あたふたしてしまうのです。それが5つに増えたときには、たいてい1つは忘れたまま放置されてしまいます。記憶だけを頼りにすると必ず忘れてしまいます。頭の中には詰め込まずに、今やるべきことに集中するほうが効率的です。「憶えておく」ことはやめましょう。

ToDoリストの使い方を考える

多くのタスクのこなしていくうえで、ToDoリストは必須になります。ほとんどの人がそれぞれのやり方で、予定を書き込んでいくと思います。

しかし、やるべきことしか書いていないToDoリストは不十分です。少なくとも、仕事の締め切り日、期限、さらに所要時間も一緒に書いておくといいでしょう。それぞれのToDoリストの所要時間を見積もれば、仕事全体のボリューム感も把握できますよね。

メモ用紙や手帳などにタスクを蓄積するのはやめましょう

手帳やメモ帳などにすべてのタスクを書き出している人もいるかもしれません。しかし、タスクというものは日々増えては減ってを繰り返しています。効率的に管理していこうと思うなら、消去や追加や並び替えがスムーズにできるツールを使用することをおすすめします。

ただし、手帳はすべてのタスクを管理することには不向きですが、その日のタスクを管理するにはとても便利なツールと言えます。また、手帳は予定を書き込むツールとして使用するといいかもしれませんね。

やるべきことの優先順位をつける

やるべきことが洗い出せたら、次に優先順位について考えましょう。

タスクの期限を決める

タスクの優先順位を考える時に最も重要なのが、期限を決めることです。当然、タスクの期限が迫っているものほど優先度は高くなり、タスクの期限が長いものほど優先度が低くなります。期限がないタスクについても、自分の中で必ず期限を定めるようにしましょう。作業をする優先順位を決めることは期限を決めるということだからです。

すぐに取り掛かれるものはその場で終わらせる

その場ですぐに取り掛かれる内容に関しては、他の業務の妨げにならないよう、すぐに終わらせてしまいましょう。

 

優先度の高いタスクから終わらせていく

優先順位が決定したら、タスクを消化していきましょう。

とにかく優先度の高いタスクに集中する

とにかく期限が迫っているタスクから着手し、集中して終わらせるようにしましょう。次に期限が近いタスクを途中で始めたりしないようにしましょう。他にどんなにたくさんのタスクがあったとしても、一番に終わらせる必要があるのは、最も優先度の高いタスクです。期限がまだ先だからといって他のタスクにも手をつけると、すべてが中途半端になってしまい、期限が近いタスクを消化することができません。期限の近いものだけに集中力を注ぐことで、業務効率は大きく変わります。

毎日続けることで習慣化する

タスク管理は仕事をしていくうえで、必ずやらなければいけないことです。そのため、毎日続けることで、効率のいい方法を身に着けていきましょう。慣れないうちは面倒に思うかもしれませんが、今後の作業効率を格段に高めることに繋がるのではないでしょうか。自分の業務にあった方法を模索していくうちに、自分にとっての最もベストな管理方法を見つけることができるはずです。

タスク管理の便利ツール

タスク管理を行ううえで、タスク管理、ToDoリスト、ToDo表、Doingリスト、かんばん方式のタスク管理ツール、メールを使ってのタスク管理、スケジュール管理、プロジェクト管理、共有できるタスク管理ツールなどを各社がサービスで提供しています。とても便利な機能や情報が搭載されているツールがたくさんありますので、自分にあったツールを探してみてください。

とにかく始めること

まず最も大事なことは、とにかく始めることで、自分なりにタスク管理を意識的に行っていくことだと思います。そうすることで、自然に身についてくると思いますし、身に着けることで将来必ず役にたつスキルだと思います。会社のチームで仕事を行っていくうえでも、とても大切なスキルです。

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