スケジュール管理で仕事が変わる!

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仕事をしているとスケジュール管理って本当に大事だなと思います。ただざっくりとしたスケジュールで仕事をしていると、びっくりするくらい時間がなくなっていきます。時間が無いということは残業だったり、休日出勤だったり、自分の時間が無くなってしまいますし、正直しんどい。

そこで今回は普段の自分のスケジュールの組み方を改善するために、スケジュール管理について書きたいと思います!

なぜスケジュール通りに進まないのか?

スケジュールがうまく進まない理由は大きく分けて2つあります。

作業にかかる時間が把握できていない

仕事内容はわかっているけれど、工数がわかっていないとスケジュールは組めません。自分が目の前の作業にどれくらい時間がかかるか知っておくと、時間が足りなくなることはありません。

また前提として、どんなに先の予定が詰まっていても、無理なスケジュールを組むのはやめましょう。絶対にそのスケジュール通りになることはありません。私が立証済みです笑

「こういう風に仕事がこなせればいいな」ではなく「こう組めば目標達成できる!」というようなスケジュールの組み方をしましょう。

 自分の技術・力量が足りない

経験がない仕事や難しい仕事をする時は誰であっても時間がかかるものです。明確な作業時間もわからないし、スケジュールが組みにくいと思います。そんな時はまずその作業の時間を大幅にとっておきます。

そしてかかった時間を作業ごとに細かく記載なりメモなり残しておきます。そうすることで次回から明確な時間が出せます。経験がない作業はある程度の経験や試行錯誤が必要となってきますので、慣れてくるまでは時間がかかります。

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スケジュールをうまく組むポイント

自分のペースを乱さない

スケジュールは自分の技量を把握して組む必要があります。過密に組んでしまうと結局作業できないタスクができてしまいます。そうなるとスケジュールを組んだ意味がなくなってしまいます。

なので自分の技量を把握し、自分が無理なくこなせるペースで予定を入れるようにすることが大事なのです。スケジュールというのは実現できるものなのかどうかを重要視して組むようにしましょう。

優先順位をつける

あれもこれもやっていると全てがなあなあになって、気付いたら全部中途半端だった!なんてことがあります。そういう時には優先順位を決めましょう。今作業している仕事を全てあらい出して、その中で「今月やること」「今週やること」「今日やること」「今やること」に分けていきます。

そうすることで、今やらなければならないことが自ずと見えてくるうえに、今週・今月やることも見えてくるので、スケジュールが組みやすくなります。また、一日のToDoリストを作るのもオススメです。一日の初めにやることを紙や付箋に書くことによって、優先順位だけでなく達成できかどうかも見やすくなります。

長期的な仕事は中間ポイントを決める

自分の仕事の場合1ヶ月かかる仕事が多いのですが、ゴールが遠ければ遠いほど、達成意欲が薄くなっていきますし、中だるみがありテンションが落ちてしまいます。なので、大まかに作業を分けて中間ポイントを作ってあげましょう。

中間ポイントがあれば少なからず達成感は得られます。できれば中間ポイントは余裕を持って作っておく方がいいです。仕事が押していたり、差し込みの仕事が入ってきた時に対応できるよう余裕を作っておくのは大事です。

スケジュールは全てまとめて管理する

私は現在会社のスケジュールはgoogleカレンダー、プライベートは携帯のアプリ、その他あまり関係ないものは卓上カレンダーに記入しています。

仕事とプライベートを分けるためにしていたのですが、最近仕事とプライベートの予定が重なってしまって、予定をずらしてもらうというような事件が起こってしまったので、同じカレンダーにまとめようと思いました。

 Googleカレンダーを使ってみる

会社でGoogleカレンダーを使っているのですが、入社して11ヶ月でやっと便利さに気付きました。そして今更なのですが、携帯のカレンダーアプリとも同期できることを知り、機械に鈍い私は驚愕しました。そんなGoogleカレンダーの便利機能をご紹介します。

 仲間とスケジュールを共有

Googleカレンダーは仕事の人と仲間とカレンダーが共有できます。入社時には何も思わなかったのですが、よく考えればすごい便利だなと思います。

先輩が今どんな仕事をしているのか、何に関わっているのか、後輩が何の仕事をしているのか、何に時間がかかっているのか全てわかります。状況が把握できていれば、助けてほしい時に声をかけたり、逆に状況を聞いて助けたりできます。

 プライベートカレンダーを作れる

先ほど仕事とプライベートを同じカレンダーでまとめると書きましたが、私のGoogleカレンダーは共有がかかっていますので、そのままプライベートの予定を入れると、プライベートがだだ漏れです笑

ですが、マイカレンダーのところで、新しくカレンダーを作成することで自分だけが見れるプライベートカレンダーが作れます!これで予定が重なる心配もプライベートだだ漏れの心配もありません。

 携帯・PCにリマインダーを何度も遅れる

カレンダーには日にち単位のスケジュールももちろんですが、時間単位のスケジュールも記入しています。ですが、私はあまり時間を気にせず仕事をしてしまう傾向があるので、スケジュールをぶっちぎることもしばしば、、、

そんな私が重宝している機能がリマインダー機能です。リマインダーとは「今やること」「これからすること」を思い出させてくれるものです。

Googleカレンダーではそのリマインダーを1つの予定につき5回まで設定でき、時間も「週間」「日」「時間」「分」と細かく設定できます。また、メールもしくはポップアップでお知らせしてくれるのですが、個人的にはポップアップがおすすめです。

嫌でも画面を見ていると目につきます。時間にルーズだとか時計を見る癖がついていない方にはおすすめの機能です。最近この機能を知って使っていますが、本当に便利で助かります。

 みんなの予定を調整できちゃう

仲間とスケジュールを共有できるということは、空いている時間を見つけてご飯に誘ったり、遊びに行ったりの調整ができるということです!ですが、複数人になると予定を合わせることが面倒くさいし、時間がかかります。そんな時はスケジュールにゲストを追加する機能が便利です。

使い方としては、普段と同じようにスケジュールを入れます。その後編集ページに入ると右側に「ゲストを追加」というフォームがあります。そこに誘いたい人のメールアドレスを入れれば、メールでの通知と相手のカレンダーに仮の予定が記入されます。あとは相手がそれに参加するか、しないか返事をすることで予定が合わせられます。

まとめ

スケジュール管理が苦手で今回の記事を書きましたが、まだまだスケジュール管理が甘いなと思いました。仕事が詰まってくると優先順位も正しく判断できなくなるし、時間ばかりが過ぎていってしまうので、そういう時はまず落ち着いて仕事内容をあらい出し、優先順位をつけていくことが大事だと思いました。

まずは自分のカレンダーを見直して、仕事内容を細かく記入し、自分の力量をしっかり把握することから始めたいと思います。

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