PDCAとは?ビジネスマンにとっての必須用語を分かりやすく解説

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「PDCAをまわしながら仕事をしろ!」社会人になると、企業や職種に限らず誰もが言われる言葉です。ただ、何となく聞いたことはあるけど、PDCAという言葉の本当の意味を正しく理解していないという人も多いです。ここでは、今さらPDCAの意味なんて聞けない!という方に向けて、分かりやすく解説をしていきます。

PDCAとは?

PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(確認/評価)」「Action(改善行動)」の頭文字をとったものです。仕事を進める際に、計画を立ててそれを実行し、確認(評価)をし改善行動へとつなげる一連の行動を「PDCAをまわす」などと表現します。

企業内で仕事ができないと評価される方は、特別な目標や計画を立てずに自分に課されたミッションにぼんやりと取り組む方が多いかと思います。それでは、仕事の結果を見ても何ができて何ができなかったかが全く分からないという状況を作ってしまいますよね。そうなると次の改善に繋がらないため、PDCAを回すことがとても重要なのです。

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実際のビジネスシーンでPDCAの事例を考えてみよう

PDCAという言葉を文章や記事だけで理解するのは難しいので、実際のビジネスシーンにおいてどんな活用方法があるか考えてみましょう。 

今回は、とある企業の営業職についているAさんが、自分の営業成績を上げるためにPDCAを回すという場面をイメージして考えてみます。

PLAN(計画)

どんな仕事も、まずは計画を立てることが重要です。Aさんは年間の営業成績1200万円を目指します。これを達成するためには月に100万円の売上を上げなければいけません。

Aさんの営業受注率は現状10%、受注単価を50万円とします。

すると、月に20件の新規訪問をすれば、目標を達成できる見込みが立ちます。

上記を踏まえて、Aさんは月に20件新規訪問ができるようにアポイント獲得をしていこうと計画を立てました。

DO(実行)

次は、自分で立てた計画を実行する段階です。

Aさんは月に20件の訪問ができるように、電話やメールでアポイントを獲得しました。

そして、その20件に対して実際に訪問し、営業をしました。

 

CHECK(確認/評価)

自分で立てた計画を実際に行動に移し終わった段階で、その結果を確認してみましょう。

この月、Aさんの営業数字は50万円でした。目標の100万円に対して、-50万円という成績で未達となってしまったのです。

普通のビジネスマンであれば、ここで一喜一憂してしまうところですが、重要なのは未達の原因を数字で管理し、その後の改善行動へとつなげていくことです。

 

Aさんの営業数字に関して、細かく分析したところ、下記のような数字が確認できました。

訪問数:20件 *目標/20件(目標に対してCLEAR)

受注率:5% *目標/10%(目標に対して未達)

受注金額:50万円 *目標/100万円(目標に対して未達)

 

上記を見たときに、自分で立てた計画と見比べると、受注率が低いことが分かります。

そのため、次月に目標を達成するためには2つの策が考えられます。

 

①.受注率は5%と想定し、訪問数を40件に増やす

②.受注率を10%まで引き上げる

 

①の策は、Aさんが営業できる時間工数を考えたときに、非現実的と判断し、②の策をとることにしました。

 

そうすると、受注率10%を目指すために、自分の営業は何が悪かったのか、どう改善していけるのかなどの思考に展開していきます。

 

Action(改善行動)

Checkの段階で見えた改善点を、また実行していく段階です。

Aさんの場合は、自分の業務において、問題点を洗い出し、新しい営業スタイルで訪問をすることで、受注率10%を目指すことにしました。

 

Actionの段階が完了しても、それがすべてうまくいくことはありません。

そのため、また新たな計画を立て、実行・検証し、改善行動へとつなげていきます。

 

これらの一連の行動を「PDCAサイクル」と言います。

「PDCAサイクル」を回すことで、自分の仕事の何が良くて、何を改善しないといけないかが明確になります。

 

PDCAサイクルがうまく回らない例

上記のように事例で考えると、一見簡単そうに思えますが、PDCAをまわすという業務は実際には難易度の高い作業になります。

多くの人がつまずくポイントとして、「PLAN」と「CHECK」の部分があげられます。

 

まず、「PLAN」の時点で、綿密な計画を立てられていない人が多いです。

コツとして、目標を立てる際には必ず数字で管理するようにしましょう。

 

先ほどの事例をもとに考えると「訪問数を増やす」ではなく、「訪問数を20件まで増やす」という形で具体的にすることが大事です。

 

そして、「CHECK」の部分も数字で管理することが大事です。

どの部分が何%達成できていたのか。どこをそれくらい改善することで目標が達成できるのかを、具体的に評価しましょう。

 

この「PLAN」と「CHECK」があいまいになると、PDCA全体がうまく回らない大きな原因になります。

 

自分の仕事にもPDCAを取り入れてみよう

自分の仕事において、うまく結果が出せないなと感じている方は、すぐにPDCAサイクルを導入してみてください。

自分の仕事がうまくいかないのは、原因が把握できていないことが問題なのかもしれません。若しくは、改善案を出せていないことが問題なのかもしれません。何をどう変えれば、仕事がうまくいくようなるのか、PDCAを回すという作業がいち早く答えを導いてくれるはずです。

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