仕事の優先順位の決め方 -業務を効率よくする為のテクニックをご紹介します!-

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仕事を効率よく進める人は、どのような方法で優先順位を決めているのでしょうか。仕事の優先順位の決め方や、仕事を効率化する為のポイントについてご説明します!

仕事の優先順位を決める必要性

優先順位をつけなければ、どの仕事から手をつければよいかがわからなくなってしまうので、全ての仕事が中途半端な状態になってしまいます。集中力や作業効率を上げるためには、きちんと仕事の優先順位を決める必要があります。

なぜ優先順位を決めなければいけないのか

複数の仕事を抱え込んでしまった場合、長時間かかって残業時間が増えてしまい、プライベートに悪影響がでたり睡眠時間が削られたりします。プライベートの悪影響や睡眠不足になると、脳のリフレッシュが十分にできません。結果、翌日の仕事にも支障が出て、ミスやトラブルの原因になったり、勤務時間の長時間化にもつながり、悪循環を繰り返してしまいます。

仕事の優先順位を決めることは、悪循環を断ち、仕事やプライベートの好転に結びつきます。

仕事をパターン化し、優先順位を決める癖をつける

仕事の効率が上がらない人は、発生した仕事の順番に取り組んでいる可能性があります。まず、以下の4つのパターンをつくり、受け持っている仕事を当てはめていくと良いでしょう。

  • パターンA 重要かつ緊急性が高いもの
  • パターンB 重要だが緊急性が高くないもの
  • パターンC 重要ではないが緊急性が高いもの
  • パターンD 重要でなく緊急性も高くないもの

以上の4つに当てはめていく癖をつけ、パターンAから取り組み、パターンDは後回しにするという、仕事の順番をつけます。重要度や緊急度に、焦点をあてた考え方が必要となります。

期日の迫っていないものに対しての取り組み方を考える

上記で説明しました、パターンBの「重要性は高いが緊急性が高くない仕事」は、苦手意識などによって先送りにしてしまう可能性があります。パターンBをそのままにしておけば、時間経過によって緊急性が上がっていき、パターンBにあったものがパターンAに入ってくるようになるので、慌てて混乱してしまうことがあります。

仕事を大きな一つとして捉えるのではなく、小さく分けて簡単な部分から進めていくというように、取り組み方を考えていく必要があるのです。

期日の認識のずれが生じないように、しっかりと確認する

期日には2つのものが存在します。

1.事前に決められた一定の日時
2.一定の期間

「事前に決められた一定の日時」とは、事前に決められた仕事を成し遂げる期間(時間)です。個々の都合と経験で捉え方が変わってきますので、双方が期限の認識を合わせることが必要です。

「一定の期間」とは、事前に決まった期間や、少々間を空けることを指します。

ビジネスにおいては、期日を守らなければ信用問題にも関わります。2つの期日」を意識して仕事を進めることにより、社員同士や企業側とお客様とのトラブルを回避できると言えます。

すぐに終わらせられる仕事はすぐに取り掛かる

「難易度の高い仕事」と「すぐに終わらせることのできる内容の仕事」を分け、「すぐに終わらせられる仕事」から取り掛かかることにより、仕事にスピード感がでてきます。物事の初めをスタート良くきることが、次の仕事のスピードにもつながり、さらにやる気も湧いてきます。完成度を求めて考えてばかりいても行動につながらないため、まずは簡単なものから動いてみましょう。

タスクを忘れないための仕組みづくり

優先順位を決めていく前段階として、タスク管理の仕組みづくりが大切です。タスク管理ができなければ、優先順位をつけることも、効率の良い仕事の進め方も、把握が困難になるからです。タスク管理の仕組みづくりは、個人の性格や業務環境によって、合う・合わないが生じます。仕事の効率性を高めて成果を上げるために、適したタスク管理の仕組みを構築しましょう。

仕事を早く多くこなしている人の真似をしてみる

もし周囲に優秀な社員がいれば、よく観察して真似をするのも良いでしょう。仕事を早くこなす人は、効率的なやり方や自分なりのテクニックを持っているものです。まず真似ることで、効率的な仕事の進め方が見えてくる場合もあります。

過去にした仕事を活かし、作業を効率化する!

全然違う分野の仕事でなければ、過去に行った仕事やデータを上手く利用することによって、作業を効率化できることもあると思います。さらに、データがリスト化・整理されていれば、大量のデータから目的のものを見つける時間さえも短縮できます。過去のデータ管理ができていれば、すぐに仕事に取り掛かることができるので、仕事を効率よく進める為に効果性があります。

経営者も自ら業務に参加する

業務を効率化させるには、経営者も参加し会社全体がチームになって動くことです。社員全体がチームになることで、業務効率に不足しているものや重視しなければいけないものが見えてくるでしょう。

仕事を効率化する為のおすすめサイト

作業を効率化する為の記事はWeb上にたくさん存在します。時間がある時に、作業効率化の為の記事を勉強して、自分のスキルにしてみてはいかがでしょうか。

例:ホームページ周りの作業効率をとにかくアップしたい時に参考になる記事7選

仕事を効率よく進める為に大切なこと

多忙になると周囲の状況に目がいかず、悪循環に陥ります。仕事を効率よく進めるためには、身の回りや作業環境は常に整理しておくことが重要であると言えます。また、仕事の優先順位のつけ方についてしっかりとした基準をもつことで、業績アップを目指しましょう。

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