総務とは?意外に知られていない仕事内容

シェア

ツイート

LINEで送る

Pocket

ブックマーク

あなたは総務と聞いて何を思い浮かべましたか?「何でも屋」「雑用」「利益を生まない部署」「ビジネス感がない」「常にオフィスでパソコンを触っている」といったイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

総務の使命は社員を一つにまとめること

総務の使命は、「会社のレベルアップ」を支えることです。総務部は経営陣はもちろんのこと、すべての部署と関わりをもつ部署でもあり、いいことも悪いことも目にしている部署なのです。総務が経営陣と現場との間を仲介し、社員全員を会社が目指す方向に導くことが総務の役割なのです。

会社で起こることすべてを自分事ととらえ、自分が経営者になった気持ちで仕事をしていくと、責任感・使命感も強くなり、総務の仕事へのやりがいを感じることができます。

さまざまな総務の仕事内容

総務は何でも屋というイメージはありませんか?何でも屋というイメージは間違ってはいません。総務の業務内容を簡単に説明すると、総務以外の部署では取り扱わない、会社にとって必要不可欠な業務のすべてを担います。広範囲な業務に携わることもあり、さまざまな業務への対応能力が必要とされるため、日常的に一般常識の勉強をしていく必要があります。

また、大企業では経理部、人事部、広報部、財務部、法務部など細かく業務が分担され、それぞれの担当者がいますが、中小企業や、ベンチャー企業には細かく部署わけがされていなく、総務部が一任することが多いです。

実際に総務とはどのような仕事に関わっているのでしょうか。

・文書、消耗品、備品管理部門
・書類作成などの事務作業
・社内設備・防災業務
・セキュリティの管理・整備
・受付業務、来客対応、電話対応
・福利厚生業務
・従業員の健康などのさまざまな管理
・秘書の役割
・イベントの企画
・契約書管理
・リスクマネジメント
・労務管理・人事採用
・他部署のサポート
・経理業務
・社内広報
・その他管理業務

などがあります。全ては書ききれませんが、仕事内容は多岐にわたることがわかります。さまざまな経験をすることで、自分自身のスキルアップに繋がり自分の財産となるのではないでしょうか。

専門誌知識を身につける

総務の業務は事務経験がなくてもできますが、実際にはさまざまなビジネスの知識が必要になります。意外と専門的な知識を身につける機会が多いのです。

どのような資格があるのでしょうか。いくつかピックアップし紹介します。

  • 日商簿記検定
    会社の経理を務めている方には必要な資格です。
  • 人事総務検定
    人事の実務や法律知識の取得に役立つ資格です。
  • ビジネスキャリア検定
    人事・人材開発・労務管理・企業法務・総務・経理・財務管理など、総務に関する総合的 な資格です。
  • メンタルヘルス・マネジメント
    うつ病、ストレスなどの従業員のメンタル管理に役立ちます。
  • 秘書検定
    言葉遣い、電話対応、接客対応などの総務としての基礎知識を学ぶことができます。
  • ITパスポート試験
    マーケティング、経営戦略、法務、財務など経営全般に関する知識をはじめ、ネットワー ク、セキュリティなどのITの知識を取得できる国家資格です。
  • FP技能検定
    国家資格であり、会社の財務、資産設計業務に役立ちます。
  • ビジネス実務法務検定
    法務部門に限らず販売、営業、人事、総務などあらゆる職種で必要とされる法律知識を習 得することができます。

総務業務を正確に進めるためには・・

総務の仕事は多岐にわたるため、いかに正確でスムーズに業務を進められるかが課題となってきます。そこで、業務を正確でスムーズにこなすために必要なことを説明させていただきます。

自分の仕事をしっかりとこなす

総務は、会社全体にアナウンスを行う立場として、自分たちの業務にしっかりと責任をもって遂行していくことが求められます。

社内ルール厳守など、総務が出来ていないと話になりません。「人のことは言っておいて、総務はできていないじゃん」など思われてしまったら、社内が一丸となることは難しいでしょう。

まずは自分たちからお手本を見せるぐらいの気持ちで仕事に取り組むことが、人の心を動かすには大切なことです。

公正な視点で全体を見る

総務は常に全体を見渡し、会社全体を向上させることが求められます。

自分の部署、特定の部署をひいき目に見ることはできません。集まる情報を冷静かつ客観的に判断し、分析していくことが求められます。会社にとって大事なことは何なのかをしっかり判断し行動していく必要があります。

社員の目線に立ち、適切な判断をする

さまざまな場面に関わり、現場と経営陣の橋渡しを行う総務は、他の部署の社員よりも多くの情報、ルールに知らぬうちに自然と関わっています。

しかし、総務の考えが社員の常識と思ってしまうことは危険です。現場のスタッフは忙しく、ルールに対して理解できない部分も出てきます。お互いを理解し合いコミュニケーションを行っていかなければ、ネガティブな誤解を招く可能性も大きくあります。

誤解を防ぐためにも、現場に出向き、コミュニケーションをとり、「社員の声」をしっかり聞くことが大切なのです。そのため、総務はコミュニケーション能力が必要になります。

社員と経営をつなぐ役割

社員からすると、経営側の存在は遠く感じてしまいます。経営陣が発する言葉を悪い方向で受け取られてしまうこともあります。スタッフから経営者側に意見を出しづらく、会社、業務に対しての不満がたまってしまうこともあります。

そのような状況の時に、総務が社員と経営陣が腹を割って話し合えるような架け橋になることで、お互いの相違を防ぎ、会社の事業計画や経営理念に一丸となって進んで行くことで、強い会社をつくることができるのです。

会社のアクセル・ブレーキの判断を行う

スタッフが一丸となり、最高のパフォーマンスを発揮するためにも、会社のイベントで社員同士の交流などを活性化させることはとても大切です。

しかし、活性化しつつも、規則を守ることは徹底しなければいけません。社員が社内規定をしっかり守るよう、チェックを行うのが総務の役割です。その場の状況を冷静に判断しながら、制御役と促進役の役割を臨機応変に使い分け、対応することが求められるのです。

総務のやりがいとは何なのでしょうか

総務の仕事は「やりがいを感じられない」と感じている方は多いと思いますが、自分たちの行動次第では会社全体の成長に大きく携わることができる職種でもあります。さまざまな部署と関わり、社員と会社の架け橋になれるはずです。

シェア

ツイート

LINEで送る

Pocket

ブックマーク

CATEGORY :
ライフハック
tree