総務とは?意外に知られていない仕事内容

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総務と聞いて何を思い浮かべましたか?「何でも屋」「雑用をする人」「利益を生まない部署」「ビジネス感がない」といったネガティブでマイナスなイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

総務という仕事を知れば、とてもやりがいのある仕事だということはイメージできますよ。

総務の使命は社員を一つにまとめること

総務の使命は、「会社のレベルアップ」を支えることです。総務部はすべての部署と関わりをもつ部署でもあり、いいことも悪いことも目にしている部署です。経営陣と現場の関係をつなぎ、社員全員を会社が目指す方向に導くことが総務の役割なのです。

すべてを自分事ととらえ、自分が経営者になった気持ちで仕事をしていくと、責任感・使命感も強くなり、とてもやりがいを感じることができます。

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さまざまな総務の仕事内容

総務は何でも屋というイメージはありませんか?それは間違ってはいません。総務の仕事内容を簡単に説明すると、総務以外の部署では取り扱わない、会社にとって必要不可欠な業務のすべてです。そのため広範囲な業務に携わります。広範囲な業務を任されるので、高い対応力が必要とされます。

また、大企業では人事部、広報部、財務部、法務部など細かく業務が分担され、それぞれの担当者がいますが、中小企業や、ベンチャー企業には細かく部署分けがされていないことがほどんどです。

実際に総務とはどのような仕事に関わっているのでしょうか。

  • 文書、消耗品、備品などの管理部門
  • 書類作成などの事務作業
  • 社内設備・防災業務
  • セキュリティの管理・整備
  • 受付業務、来客対応、電話対応
  • 福利厚生業務
  • 従業員の健康などのさまざまな管理
  • 秘書の役割
  • 貸家の行事やイベントの企画
  • 契約書の管理
  • リスクマネジメント
  • 労務管理や求人業務
  • 他部署のサポート
  • 経理業務

など、総務は管理部門を主に、総合的なさまざまな仕事を担当します。総務として新しい事、経験のないことにも進んで取り組める、好奇心の強さと工夫のできる柔らかい頭が必要となります。総務の仕事内容をみなさんに知ってもらえるよう、具体的に総務の仕事内容について紹介していきます。

物品管理

コピー用紙、筆記用具などの事務用品の管理、会社封筒や社員の名刺などの消耗品の手配を行います。消耗品などはきちんと在庫管理を行うことが大切です。会社によっては部署ごとの担当者が在庫管理を行うこともあるそうですが、一般的には総務の仕事になります。また、消耗品以外の備品や資産管理に関しても総務の仕事となります。

社内規定・社内制度管理

社内規定とは、会社が独自に取り決めるルールで、社内のことに関して幅広く規定していくことが必要になります。業務マニュアルなども社内規定になります。組織構造に関する規定も社内規定とします。会社が成り立っていくうえで、必ず必要になる社内規定の作成・改定も総務の仕事となります。

保守管理

総務は会社の電子機器の保守や設備管理を行います。電子機器が故障したなどの緊急対応にもすぐに対応できるよう、体制を整えておく必要があります。オフィスの衛生環境を整え、社員が心地よく、安全に仕事ができる環境を整えるのも総務の仕事です。

文書管理

各会議での議事録、社外との契約書の書類を含め、社内文書を整理してファイリングします。どこで何を行ったかすぐにわかるように効率化を高めることが重要になります。書類などは誰が見てもわかりやすいようにファイリングし、総務が責任をもって保管しましょう。

広報業務

会社のパブリックコメントは総務が発信します。突然のマスコミからの取材依頼があった場合は、迅速かつ慎重に対応することが必要です。大企業の場合は広報専門の部署が存在しますが、中小企業には専任の広報部がある会社はあまり見かけません。多くの場合は、総務部が窓口になり対応する場合が多いかと思います。

迅速な対応を行うために、突然の取材があった場合の対策を事前に考えておくことが必要になります。また、近年はマスコミ取材が無くても、SNSや記事配信サービスを使い、顧客、地域に向け会社の情報を発信できる便利なツールも多く存在しています。SNSや記事配信サービスを利用することは、会社の認知度を高めるのにとても重要なツールです。

福利厚生業務

総務の仕事に福利厚生の整備の仕事があります。日々仕事を行っていくうえで社員が安心して働けるよう、福利厚生の整備が大切になります。福利厚生とは、社会保険料の負担、交通費負担、住宅手当、家族手当、健康診断補助などがあります。

法務管理

大きな会社では法務部が独立している場合が多いですが、中小企業の場合は、総務部が兼任して法務の仕事を行うことが多いです。具体的に法務とはどのような仕事なのか簡単に説明します。企業は事業を展開するうえでのルールといえる法律を守る必要があります。法務業務を担うのは法務です。契約書の作成、取引先とのトラブルの仲介、著作権管理などがあります。コンプライアンスを強化するために、社員からの相談に対しての窓口を設置し対応していくことが重要になります。

人事労務

人事部が存在しない会社では、人事と労務の仕事を兼任して行う場合もあります。社会保険の手続きや、給与計算、勤怠管理などを行います。

受付業務・来客対応・電話対応

来客者の受付対応や電話対応を行います。来客対応の際の会議室の準備を行うのも総務の仕事です。

総務業務を正確に進めるためには・・

総務業務を正確に進めるために、多方向の視点・立場に立って業務を行う必要があります。総務という立場はどういうものなのか?を考えながらご説明していきます。

自分の仕事をしっかりとこなす

会社全体にアナウンスを行う立場として、まずは総務が出来ていないと話になりません。自分たちの業務にしっかりと責任をもって遂行していくことが求められます。「人のことは言っておいて、総務はできていないじゃん」などと思われてしまったら、社内が一丸となることは難しいでしょう。まずは自分たちからお手本を見せるぐらいの気持ちで取り組むことが、人の心を動かすには大切なことです。

公正な視点で全体を見る

総務は常に全体を見渡し、会社全体を向上させることが求められます。自分の部署、特定の部署をひいき目に見ることはできません。集まる情報を冷静、客観的に判断し、分析していくことが求められます。会社にとって何が大切なのかをしっかり考え、判断していく必要があります。

社員の目線に立ち、適切な判断をする

さまざまな場面に関わり、現場と経営陣の橋渡しを行う総務は、他の部署の社員よりも多くの情報、ルールに知らないうちに自然と関わっています。しかし、総務の考えが社員の常識と思ってしまうことは危険です。現場のスタッフは忙しく、ルールに対して理解できない人も出てきます。お互いを理解し合いコミュニケーションを行っていかなければ、ネガティブな誤解を招く可能性が大きくあります。そのことを防ぐためにも、現場に出向き、コミュニケーションをとり、「社員の声」をしっかり聞くことが大切です。

社員と経営をつなぐ役割

社員からすると、経営側の存在は遠く感じてしまいます。経営陣が発する言葉を、悪い方向で受け取られてしまうこともあります。経営陣に意見できず、不満がたまってしまうこともあります。そのような状況の時に、総務が社員と経営陣が腹を割って話し合えるような架け橋になる必要があります。うまく役割をこなすことで、社員と経営陣お互いの相違を防ぎ、会社の経営理念に一丸となって進んで行ける強い会社を作ることができます。

会社のアクセル・ブレーキの判断を行う

会社のイベントで社員同士の交流などを活性化させることはとても大切です。しかし、活性化しつつも、規則を守ることは徹底しなければいけません。社員が規則をしっかり守るよう、チェックを行うのが総務の役割です。その場の状況を冷静に判断しながら、制御役と促進役の役割を臨機応変に使い分け、対応することが求められます。

総務の仕事に欠かせない必須スキル

総務業務の行う上で欠かせない必須スキルがあります。今回は数ある中から代表的な4つのスキルをご紹介します。

総務の必須スキル1.事務処理能力(スピード・正確)

様々な業務を同時に行う総務では、事務処理能力は必須になります。「スピード」と「正確さ」のバランスがとれた事務処理能力が求められます。

作業が速くてもミスが多く雑では困りますし、作業が正確でもじっくり時間をかけている余裕はありません。仕事の優先順位を見極めながら、手際よく正確に行う事務処理能力が必要になります。

総務の必須スキル2.コミュニケーションスキル

総務は社内外の多くの人と接します。様々な場面で、相手の話を聴くことが多いため、相手にわかりやすく話を正確に伝える必要があります。社内、社外で交渉に臨むこともありますので、高いコミュニケーション能力が必要となります。

また、高いコミュニケーションをとっていくためには、スタッフやお客様と普段から良好な関係を維持してくことも大切になります。

総務の必須スキル3.PCスキル

Excel、Wordなどのスキルを最低でも使えるようにしておきましょう。Excel、Wordで作業を行うことは、仕事上絶対に避けて通ることはできません。Excel、Wordの他にも、プリンタ機器やファイルサーバーなどのネットワーク機器の情報管理を行うこともあります。社員からのヘルプに対応できるよう、ある程度のネットワーク知識を持っておきましょう。

総務の必須スキル4.簿記知識

簿記の知識は総務として必要となります。資格を取得していると、経理業務を任されたときに非常に役に立ちます。会社のお金の流れを理解し、自分と関わっている仕事とのお金の流れの関わりを理解できるようになります。自分のスキルアップのためにも、簿記検定を取得することがおすすめです。

総務におすすめの資格

総務の業務は事務経験がなくてもできますが、実際にはさまざまなビジネスの知識が必要になります。意外と専門的な知識を身につける機会が多いのです。

どのような資格があるのでしょうか。いくつかピックアップし紹介します。

  • 日商簿記検定
    会社の経理を務めている方には必要な資格です。
  • 人事総務検定
    人事の実務や法律知識の取得に役立つ資格です。
  • ビジネスキャリア検定
    人事・人材開発・労務管理・企業法務・総務・経理・財務管理など、総務に関する総合的 な資格です。
  • メンタルヘルス・マネジメント
    うつ病、ストレスなどの従業員のメンタル管理に役立ちます。
  • 秘書検定
    言葉遣い、電話対応、接客対応などの総務としての基礎知識を学ぶことができます。
  • ITパスポート試験
    マーケティング、経営戦略、法務、財務など経営全般に関する知識をはじめ、ネットワーク、セキュリティなどのITの知識を取得できる国家資格です。
  • FP技能検定
    国家資格であり、会社の財務、資産設計業務に役立ちます。
  • ビジネス実務法務検定
    法務部門に限らず販売、営業、人事、総務などあらゆる職種で必要とされる法律知識を習得することができます。

総務の役割について考える

総務に求められるのは、労務・人事・経理・財務・法務など幅広い業務に関する知識です。つまり、ジェネラリスト(広範囲にわたる知識を持つ人)としての振舞いをすることを期待されています。事務処理スキルはもちろんのこと、会社を円滑に運営していくために、会社の方針を経営者と共有しながら、実行する能力も求められます。

総務は何でも屋?

総務とは何でも屋というイメージが強く、『事務処理だけを行っている』『雑務を行うのは総務』という認識が強くあります。

しかし、総務というのは、ただの事務処理部門で留まっていては、会社が持っている力を十分に発揮できません。そして、ただの事務処理部門になっているのは、所属している部署長、社員自身が、「総務の仕事は専門的なことが多く、責任のある仕事」という意識が薄いことに要因があるのかもしれません。

まずは、総務の役割を自らが定義し、行動に移す必要があります。現状、『何でも屋』の部門であったとしても、経営ポテンシャルを高く持ち、経営戦略知識を身に着けることで、組織を劇的に変えることができる部署でもあるのです。

総務は会社全体の成長に関わる仕事

総務は自分たちの行動次第では、会社全体の成長に大きく携わることができる職種でもあります。総務だからといって受け身ではなく、自ら行動することにより、大きな充実感も得られます。転職を考えている方はぜひ、総務職を考えてみてはいかがですか?

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