総務とはなにか?仕事内容と役割について

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総務の役割として大事なのは、『細やかな対応、職員が働きやすい職場作り』だと思います。職場作りをすることは、どんな職場や環境でも同じことです。総務とは『縁の下の力持ち』です。次に、総務のお仕事について具体的に紹介をしていきます。

総務の主な仕事内容

●人事・労務管理
●文書管理
●固定資産管理
●オフィス管理
●システム管理
●社内規定管理
●福利厚生
●法務管理
●行事管理
●環境対策
●広報業務

など、総務は管理部門を主にさまざまな総合的な仕事を担当します。総務として新しい事、経験のないことにも進んで取り組める、好奇心の強さと工夫のできる柔らかい頭が必要となります。総務の仕事内容をみなさんに知っていもらえるよう、具体的に総務の仕事内容について紹介していきます。

物品管理

コピー用紙、筆記用具などの事務用品の管理、会社封筒や社員の名刺などの消耗品の手配・管理を行います。消耗品などはきちんと在庫管理を行うことが大切です。会社によっては部署ごとの担当者が在庫管理を行うこともあるそうですが、一般的には総務の仕事になります。また、消耗品以外の備品や資産管理に関しても総務の仕事となります。

社内規定管理

社内規定とは、会社が独自に取り決めるルールで、社内のことに関して幅広く規定していくことが必要になります。業務マニュアルなども社内規定になります。組織構造に関する規定も社内規定とします。会社が成り立っていくうえで、必ず必要になる社内規定の作成・改定も総務の仕事となります。

保守管理

総務は会社の電子機器の保守や設備管理を行います。電子機器が故障したなどの緊急対応にもすぐに対応できるよう、体制を整えておく必要があります。

文書管理

各会議での議事録、社外との契約書の書類を含め、社内文書を整理してファイリングします。どこで何を行ったかすぐにわかるように効率化を高めることが重要になります。書類などは誰が見てもわかりやすいようにファイリングし、総務が責任をもって保管しましょう。

広報業務

会社のパブリックコメントは総務が発信します。突然のマスコミからの取材依頼があった場合は、迅速かつ慎重に対応することが必要です。大企業の場合は広報専門の部署が存在しますが、中小企業には専任の広報部がある会社はあまり見かけません。多くの場合は、総務部が窓口になり対応する場合が多いかと思います。

迅速な対応を行うために、突然の取材があった場合の対策を事前に考えておくことが必要になります。また、近年はマスコミ取材が無くても、SNSや記事配信サービスを使い、顧客、地域に向け会社の情報を発信できる便利なツールも多く存在しています。SNSや記事配信サービスを利用することは、会社の認知度を高めるのにとても重要なツールです。

福利厚生業務

総務の仕事に福利厚生の整備の仕事があります。日々仕事を行っていくうえで社員が安心して働くことができるよう、福利厚生の整備が大切になります。福利厚生とは、社会保険料の負担、交通費負担、住宅手当、家族手当、健康診断補助などがあります。

法務業務

大きな会社では法務部が独立している場合が多いですが、中小企業の場合は、総務部が兼任して法務の仕事を行うことが多いです。具体的に法務とはどのような仕事なのは簡単に説明します。企業は事業を展開するうえでのルールといえる法律を守る必要があります。

法務業務を担うのは法務です。契約書の作成、取引先とのトラブルの仲介、著作権管理などがあります。コンプライアンスを強化するために、社員からの相談に対しての窓口を設置し対応していくことが重要になります。

総務のお客様は社員スタッフ?

社外の方とのやり取りも多い総務ですが、最も多く接するのは社員です。総務の仕事として大前提にあるのが、社員の働きやすい環境を整え、業務に支障が出ないようにサポートをすることです。

総務の仕事をする人は、社員のために『縁の下の力持ち』になること、他人の世話を焼くことが苦にならない人が向いているのではないでしょうか。また、会社の資産の活用方法、社員パフォーマンスをどう上げるかなどの、総務は経営的視点を持って行動することも必要になります。

総務として欠かせない必須スキル

総務の必須スキル1.事務処理能力(スピードと正確さ)

様々な業務を同時に行う総務では、事務処理能力は必須になります。「スピード」と「正確さ」のバランスがとれた事務処理能力が求められます。

作業が速くてもミスが多く雑では困りますし、作業が正確でもじっくり時間をかけている余裕はありません。仕事の優先順位を見極めながら、手際よく正確に行う事務処理能力が必要になります。

総務の必須スキル2.コミュニケーションスキル

総務は社内外の企業さんなど多くの人と接します。様々な場面で、相手の話を聴くことが多いため、相手にわかりやすく話を正確に伝える必要があります。社内、社外で交渉に臨むこともありますので、高いコミュニケーション能力が必要となります。

また、高いコミュニケーションをとっていくためには、スタッフやお客様と普段から良好な関係を維持してくことも大切になります。

総務の必須スキル3.PCスキル

Excel、Wordなどのスキルを最低でも使えるようにしておきたいものです。Excel、Wordで作業を行うことは、仕事上絶対に避けて通ることはできません。Excel、Wordの他にも、プリンタ機器やファイルサーバーなどのネットワークの情報管理を行うこともあります。社員からのヘルプに対応できるよう、少しでもネットワークの知識を持っておきましょう。

総務の必須スキル4.簿記知識

簿記の知識は総務として必要となります。資格を取得していると、経理業務を任されたときに非常に役に立ちます。会社のお金の流れを理解し、自分と関わっている仕事とのお金の流れの関わりを理解できるようになります。自分のスキルアップのためにも、簿記検定を取得することをおすすめします。

総務の役割について考える

総務に求められるのは、労務・人事・経理・財務・法務などの業務に関する、ある程度の知識です。つまり、ジェネラリスト(広範囲にわたる知識を持つ人)としての振舞いをすることなのです。事務処理スキルはもちろんのこと、会社を円滑に運営していくために、会社の方針を経営者と共有しながら、実行する能力も求められます。

総務は何でも屋?

総務とは何でも屋というイメージが強く、『事務処理だけを行っている』『雑務を行うのは総務』という認識が強くあります。

しかし、総務というのは、ただの事務処理部門で留まっていては、会社が持っている力を十分に発揮できません。そして、ただの事務処理部門になっているのは、所属している部署長、社員自身が、「総務の仕事は専門的なことが多く、責任のある仕事」という意識が薄いことに要因があるのかもしれません。

まずは、総務の役割を自らが定義し、行動に移す必要があります。現状、『何でも屋』の部門であったとしても、経営ポテンシャルを高く持ち、経営戦略知識を身に着けることで、組織を劇的に変えることができる部署でもあるのです。

最後に

今から総務職への転職を考えている方は、少しでも総務の仕事について理解していただけたでしょうか。上記で紹介させていただいた通り、会社自体またはスタッフに多く関わる機会もあり、とてもやりがいのある仕事ではないでしょうか。

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