わかりやすいマニュアルの作成方法のポイント

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新入社員の入社や仕事の引き継ぎに伴い「来月までに業務についてマニュアルを作ってほしい」と突然上司に言われ、どう作ればよいのか分からず困ったことがある方がいるのではないかと思います。
分かりやすく見やすいマニュアルの作成方法をご紹介します。

マニュアル作成時と作成前に決めなくてはいけないこと

マニュアルは別名、作業標準書や作業手順書とも呼ばれます。
文字通り、計画性無く作業手順をまとめるだけでマニュアルを作り始めると、時間がかかったりミスが起きてしまいます。

マニュアル作成前と作成時に気をつけなくてはいけない点をご紹介します。

マニュアルの作成前にスケジュールや仕様を決める

マニュアルを作業工程前に、いつまで作るのかスケジュールや仕様を決めておく必要があります。

ポイント1 マニュアル作成期日とスケジュールを明確にする

大抵の方はマニュアルを作ることになると、日常業務の合間に作り始めなければいけないかと思います。
期日前に慌ててマニュアルを作るのではなく、毎日10分でも時間を決めて期日までに作り上げることが重要です。

期日ギリギリにマニュアルも作り上げるとミスや抜けも起こりやすいので、余裕を持って作成スケジュールを組みましょう。

ポイント2 マニュアルの仕様を決定する

マニュアルを作り始める前に、マニュアルがExcelやWord、はたまたチェックシートなど、どの仕様や構成であると見やすく説明しやすいかということも決めてから作り始めることをおすすめします。

一度、マニュアルの目次を作成し業務の流れの概要を書き出し、フェーズごとに業務フロー図を作成すると、業務の見直しやどの仕様でマニュアルを作成すると見やすいか選択することができます。

マニュアル作成時の重要なポイント


マニュアルの仕様やスケジュールを決めたら、マニュアル作成時に決める5つのポイントがあります。

ポイント1 マニュアルの読み手はどのような人か

マニュアルを作る前に一番大事なことは、誰に向けて作るかということです。
マニュアルの対象者によっては、理解できる専門用語や仕事の省略化も違い、そして何より社内業務を公開してもよい内容が変わってきます。

新入社員や引き継ぎに向けてのマニュアルなのか、アルバイトや派遣・業者向けのマニュアルなのか確認する必要があります。

ポイント2 読み手のスキルレベル(習熟度)はどれくらいか想定する

マニュアルの読み手がどれくらい専門用語などを熟知しているかを理解する必要があります。
せっかくマニュアルを作っても、専門用語の理解が追いついていない新人であれば、マニュアルに書かれている専門用語を調べるのに時間がかかってしまいます。

マニュアル自体が業務の時間短縮を狙って作られるものなのに、マニュアルの単語を調べるのに時間がかかっているのでは意味がありません。
何より専門語ばかりでは読み手が途中で読む気を失ってしまうため、読み手のスキルレベルやノウハウに合わせた記述でマニュアルを作りましょう。

ポイント3 守るべきルールと読み手の判断に委ねる区別をつける

マニュアルというものは大抵、業務に初めて携わる人に向けて書かれるものなので、読み手の判断に任せるものと守らなければならない業務ルールをきちんと書く必要があります。

初回に注意事項を口頭で注意しても、緊張のあまり覚えていないことや聞き逃す可能性もあります。また、伝達側もうっかり伝え忘れることも考えられ、思わぬ失敗につながることがあります。

必須事項をマニュアルに書面に残すことで、伝達側の伝達ミスを防ぐだけでなく、読み手は何度も読み返すことができ重要事項の再周知にもなるため、読み手にとって絶対守らなければならないルールは必ずマニュアルに記載することをおすすめします。

ポイント4 マニュアルで読み手が得られる最終目標を明確にする

マニュアルは、マニュアルを読み終わった後、最終的な到達目標やどのようなスキルを求められるかを明確にして作り始めることが重要です。

マニュアルは、社員が新人に業務を教える時間を短縮する業務効率化に含め、業務品質管理のスキルを均一化・標準化する目的があります。
しかし、いちばん大事なことはマニュアルを見て仕事を正確に早くこなすことです。

全ての業務をマニュアルに記載してしまうと、個人の裁量がない「マニュアル対応」を生み出しやすくなります。読み手側になると、自分が機械のように感じ仕事のモチベーションも低下しやすいです。どこまで業務内容をマニュアル化するかは、会社組織としての信念が表面化する部分のため重要に考えていかなければいけないポイントです。

ポイント5 マニュアルに他の人の意見も取り入れる

マニュアルをおおまかに作り終えた後、作業担当者だけでなく部署内や業務に携わる他の担当者の意見を取り入れることをおすすめします。

マニュアルを1人で完璧に作り上げることは、時間がかかるだけでなく独りよがりになる可能性があるからです。

作成者だけの意見だと業務手順の抜けがあったり、自分の中で業務がルーチン化され業務が簡略化されることがあります。

マニュアルをおおまかに作り終えたら、確認者全員にマニュアルを確認できるように共有してもらい、追加でコメントを自由に入れられるようにシートを作成することをおすすめします。コメントが多くなってきたら、部署内でミーティングの場を設け、詳細手順をマニュアルに追加・訂正し、マニュアルを日々ブラッシュアップしていきましょう。

あと意外に気をつけないのは、会社内でしか通用しないアプリやシステムの独自の呼び名をマニュアルに載せることです。独自の呼び名はGoogleでどれだけ検索しても出てくることがないため注意が必要です。

作業経験者でない者がマニュアルを作る場合

マニュアル作成者が、業務に携わっていないのにマニュアルを作成しなくてはいけないのであれば、業務経験者や作業者に実際に業務を再現してもらい、客観的に手順や注意点を記録して、不明点を業務作業者に質問して聞くようにしましょう。
第三者が客観的に記録すれば、漏れなく正確な情報収集でき効率も良くなります。

また、マニュアル作成を専門に行うサービス提供会社に作成を依頼する方法もあるため、時間がない場合、選択のひとつとして考えておくこともよいでしょう。

まとめ

マニュアルは、新人教育の時間を短縮できるだけでなく、業務フロー分析から業務の見直しにもつながり、自分たちの仕事を効率的に変えることにもつながります。
マニュアルを新人のためだけでなく、自分たちの業務改善につながるということも意識して作ることをおすすめします。

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