チャットワークの便利な使い方

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チャットワーク(Chatwork)は、電話・メール・会議に代わる、クラウド会議室。業務効率化が実現できる、ビジネスにおいてとても便利なコミュニケーションツールです。

会社ではパソコンから、社外では携帯から、時間や場所にとらわれず気軽にやり取りができます。また社内での円滑な情報共有が可能となります。

それでは、チャットワークとはどのようなものか?ご紹介致します。

チャットワークとは?

簡単に言うと、LINEのビジネスバージョンです。スマホでLINEをしている方は今や大勢いますよね。

EメールからLINEに切り替えたときすごく便利になった、と感じた人は多かったのではないでしょうか?個人間でのLINEを使用、特定のグループを作りグループ内でLINEを使用して会話をする、情報を共有できる便利さを、大勢の方が感じたのではないかと思います。

それでは、仕事でEメールからLINEのビジネス版、チャットワークに変更したときにでてくるメリットとは何があるでしょうか?

チャットワークとEメールの違い

チャットワークとEメールの違いについてポイントごとに解説していきます。

ポイント1:受信者の担当者入れ忘れ

メールの場合、送信者が毎回CC、BCCで受信者の指定が必要で、担当者を入れ忘れてしまうことがでてきてしまいます。チャットワークは、グループチャットで送れるため、メッセージの確認漏れがないです。LINEと同じですね。グループ内メンバーの会話は、自分が発言していなくても閲覧できます。

ポイント2:迷惑メール

メールの場合、大量の迷惑メールが届きます。そして、迷惑メールフィルターの誤作動により、重要なメールが振り分けられて、見逃してしまうことがあります。チャットワークは、そもそも迷惑メッセージは届きません。

ポイント3:ファイルの容量

メールの場合、送受信できる添付ファイルの容量が少ないです。

チャットワークは、転送できる容量が無料プランでも5GBと大きいため、送れるファイルも増えますし、有料プランによりさらに追加することもできます。

ポイント4:過去のやりとりをさかのぼれる

メールの場合、過去のやりとりをさかのぼることが困難です。あるメールに返信したい場合、数多くあるメールの中から探さなければなりません。携帯のメールでも複数の友達とやりとりしている場合、あの人とどのような会話していたのだろうか?と過去のやりとりを探すことはありますよね。

LINEは一定の過去のやりとりが一目瞭然のため、探す手間はなくなります。それと同じようにチャットワークも、LINEのように過去のやりとりを確認できるため、便利です。

ポイント5:送信メッセージの編集

メールの場合、誤送信してしまった場合、取り返しがつきません。見返したときに、「あ!訂正したい!」と思ったことはありませんか?訂正のために、さらに追加でメールを送ったりしなければなりません。

チャットワークは、誤送信したメッセージを編集できますし、削除もできます。

ポイント6:簡易化による返信の時間

メールの場合、返信が届くまでに時間がかかります。メールですと、”○○株式会社様 ご担当者○○様 お世話になります…などの前置きが必要になってきます。

チャットワークは、LINEの会話のようなため、業務内容にさくっと進みます。やりとりをしている双方共に時間の短縮になります。また、社内での返信で、LINEのような顔の表情の絵文字だけでも返信できます。その際は、Windowsの場合は「Ctrlキー」、Macの場合は 「Commandキー」を押しながら絵文字を選択すると、送信のボタンを押さずとも即配信できます。

ポイント7:情報漏洩の心配

メールの場合、メールの文書が暗号化されていないため、情報漏洩が心配です。通信途中で誰かに盗み見られたりする可能性は、常にあります。

チャットワークは、すべての送受信が暗号化されており、アップロードされたファイルは、さらに高いレベルで暗号化されています。そのため、安心してやりとりを行うことができます。仕事でEメールからチャットワークに移行した場合、かなり便利だということがわかりましたでしょうか?

LINEのようにやりとりが簡素化されるならば、そもそも仕事でLINEを使えばいいのでは?と思う方もいるはずです。

上記の内容を踏まえると、LINEとチャットワークは似ているように思えますが、仕事上ではチャットワークの方が便利です。以下、簡単にLINEとの違いをまとめました。

チャットワークとLINEの違い

チャットワークとLINEの違いについてポイントごとに解説していきます。

ポイント1:公私混合

LINEはプライベートでも使用している方も多いため、仕事で使用するとメッセージが混合してしまいます。
チャットワークは、業務時間外はチャットワークのアプリを開かなければ、プライベートと切り分けられます。

ポイント2:既読機能

LINEの場合、既読機能があるため返信に対してのプレッシャーがあります。
チャットワークは、相手に既読通知がないため返信に対してのプレッシャーがなく、自分のペースで返信できます。

ポイント3:アカウント管理

LINEの場合、個人アカウント上に機密情報や顧客情報のやりとりなどが残ります。
チャットワークは、退職時にアカウントを削除できます。退職者は過去のやりとりなどを確認できないため、情報漏洩が防げます。

ポイント4:過去のメッセージの検索

LINEの場合、すべての過去のメッセージは検索できません。
チャットワークは、過去のすべてのメッセージを検索できるため、業務を正確に遂行するのにとても便利です。

ポイント5:タスク機能

LINEの場合、タスクというto doリスト機能がないため、業務のやり忘れが起きてしまいます。チャットワークは、依頼者、担当者とともにタスク機能管理があるため、お互いにやり忘れや漏れなどを確認できます。

ポイント6:端末変更による影響

LINEの場合、端末が変わると、過去のやりとりなどが消えてしまいます。チャットワークは、すべてのメッセージがどの端末で見ても同期されているため、やりとりがスムーズにできます。

チャットワークの便利な機能

チャットワークの便利な機能を解説していきます。

タスク管理

自分に任されている業務、または他の人に依頼する業務にタスクを作成して管理できます。タスクを作成することによって、ChatWork上で残っているので、タスクのやり忘れや業務漏れがなくなります。

本日中にやらなければいけないタスク、1週間以内にやらなければいけないタスクなど、それぞれ表示されるようになっているのでとても便利です。

概要欄の有効活用

概要欄では、部署内やチャットに入っているメンバーで共有しておきたい基本的な情報を残しておくことができます。例のように、頻繁に使用する情報は、チャットを遡って確認を行わくてよいため、概要欄ですぐに確認できるため便利です。

例:▼東京事務所住所:◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯

大阪事務所住所:◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯

▼業務管理シート:URL

自分だけが確認できるマイチャット

「マイチャット」というチャットだけは、自分だけが確認できるチャットなので、メモとして活用できます。大事なパスワード管理やファイルを保存しておくことも可能です。

自分の行わなければいけない業務内容なども、マイチャットにタスクを作成して残しておくと、業務の漏れもなくなります。

メッセージの検索機能

会社としてたくさんのクライアントとやりとりをしたり、たくさんの案件を抱えていると、「どこであのやり取りをしていたか忘れてしまった」ということもあります。

しかし、チャットワークでは、チャット名やメッセージ内容の単語などを入力して、すべてのチャット内からメッセージを検索することが可能です。例えば、過去に電話のかかってきた人の会社名を検索して、すぐに内容を確認できます。

スマホでは位置情報を送れる

位置情報を送信することが可能で、郵便番号、住所、Google Mapsのリンクが表示されるので、チャットメンバーに場所を知らせる場合もとても簡単は方法で情報を共有することができます。

チャットワークのプランについて

チャットワークのプランについて解説していきます。

チャットワークは用途や規模に応じて、プランを選択できます。

プラン内容の細かい違いなどはチャットワーク公式サイトの料金ページをご覧ください。

チャットワークの登録方法

チャットワークを使ってみよう!とは思っていても始めるにあたり、難しそう?と思っている方はいませんか?私も始める前は設定や登録が難しそうだな、と思っていました。しかし、用意するものはメールアドレスとパソコンまたはスマホだけです。さらに登録も無料です。

パソコンでは「チャットワーク」のサイトを開きメールアドレスを登録するだけで使用できます。スマホでもLINEのようにアプリを取得してメールアドレスを登録すれば使用できます。

登録はとても簡単なのでぜひ試してみましょう。

チャットワークの使い方について

チャットワークの使い方について解説してきます。

グループチャットができる

社内でも自分に関係のある案件、関係のない案件、色々ありますよね?ChatWorkでは、チャットに関係のあるメンバーだけをグループチャットのメンバーに追加して、情報の共有を行うことが出来ます。

チャット上で全員への共有が一気に出来るので、電話をしたり、何度も同じことを話さなければいけない。という手間も省けます。そして、チャット上に文字として記録されるので、伝達上のミスなども減ります。

To付け機能

To付けをして、チャット内の特定した人にメッセージをお知らせすることが出来ます。

または、「すべてのメンバー」などを選択すれば、全員にお知らせすることが可能です!

引用機能

お知らせした内容に対して返事がない場合など、リマインドとして過去の内容を引用して、相手にお知らせしたり、引用を使用して前回の内容と合わせてメッセージを送信することができます。

簡単にファイルの共有ができる

PDF、ワードやエクセルなどもチャット上で共有することが出来、チャット上のメンバーは過去を逆上ってクラウドからダウンロードして閲覧することができます。

例えば、PowerPointで企画書を作成して、チャット上に残しておけば、何人かで資料を確認することも出来ますし、誰でも編集可能となります。

メッセージの編集・削除

メールやLINEをしていて、誤送信をしてしまったという経験が皆さんありますよね?しかし、チャットワークでは、送ってしまった内容の編集や削除が可能です。

誤字で送ってしまった場合や、内容を1度削除したい場合でも、ワンクリックで修正出来るということも便利な点の1つですね。

仕事の無駄を減らすためのチャットワーク

成果の出ない無駄な時間を減らす為には、社内のコミュニケーションをいかに円滑にするかが大切です。電話やメール、直接話しをして情報を共有するよりも、チャットワークで共有できる情報は共有し、仕事をスムーズに進めた方が無駄な時間が省け、別の業務に時間を費やせます。

業務効率化を考えている、社内の情報共有が上手くできていないという方々には、チャットワークの導入がおすすめです。ぜひ、使ってみてはいかがでしょうか。

当記事が参考になれば幸いです!

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