仕事に役立つ!計算やカウントに使える関数を身につけて時間短縮を図ろう!

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表計算ソフトExcel(エクセル)を仕事で使う機会は多いかと思います。Excel関数で文字列をうまく使って表計算を使いこなしている方でもない限り、関数を知る機会は少ないのではないでしょうか。仕事に役立つ関数を解説します。

仕事に役立つ!DSUM関数

一致するデータだけを合計するときに使用します!
DSUM関数の記述方法=DSUM(データベース,フィールド,条件)

データベース
集計のもとになるデータの範囲を指定します。

フィールド
集計する範囲の列見出し。引数「データベース」あるいは引数「条件」に記述した集計する列見出しが入力されたセルを指定するか直接入力します。

条件
絞り込む条件を記述している範囲。条件を設定する列見出しと、列見出しに対する条件を記述した範囲から構成され、列見出しはデータベースの列見出しと同じでなければなりません。

DSUM関数の活用例

それでは実際に以下の表を利用して、2016年5月に売れたりんごの合計金額を求めてみましょう。

F5セルに「=DSUM(A2:E7,C2,E2:F3)」と入力します。データベースに「A2からE7まで」、フィールドに「売上高であるC2」、条件に「E2からF3まで」を入力します。

これで、2016年5月のりんごの合計売上高である「2500」が求められました。

仕事に役立つ!IF関数

複数条件に一致するセル平均を求めるときに使用します!

IF関数の記述方法
=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

論理式
セル参照の式を入力します。

真の場合
真の場合に返す値を入力します。

偽の場合
偽の場合に返す値を入力します。

IF関数の活用例 ①

C1セルへ年齢を入れることで、成年か未成年かを表示するIF関数を使ってをC3セルに表示させます。「=IF(C1>20,"未成年","成年")」と入力することで、論理式「C1>20」の場合、「未成年」と表示し、論理式「C1>20」ではない場合、「成年」と表示します。

IF関数の活用例 ②

B列の売上個数とC列の売上目標を比較し、D列へ「達成」OR「未達成」を表示する数式です。

「=IF(B2>C2,"達成","未達成")」と入力することで、論理式「B2>C2」の場合は、「達成」と表示し、論理式「B2>C2」でない場合は「未達成」と表示します。

仕事に役立つ!COUNT関数

条件ごとにセルをカウントするときに使用します!

COUNT/COUNTA関数の記述方法
=COUNT(範囲)
=COUNTA(範囲)

COUNT/COUNTA関数の活用例
B8セルに「=COUNT(B2:B6)」と入力することで、「B2からB6まで」の数値の数である「3」を表します。

また、B8セルに「=COUNTA(B2:B6)」と入力することで、「B2からB6まで」の文字や数値、式の数である「4」を表します。

仕事に役立つ!DCOUNTA関数

DCOUNTA関数の記述方法=DCOUNTA(データベース,フィールド,条件)

データベース
集計のもとになるデータの範囲を指定します。

フィールド
集計する範囲の列見出し。引数「データベース」あるいは引数「条件」に記述した集計する列見出しが入力されたセルを指定するか直接入力します。

条件
絞り込む条件を記述している範囲。条件を設定する列見出しと、列見出しに対する条件を記述した範囲から構成され、列見出しはデータベースの列見出しと同じでなければなりません。

DCOUNTA関数の活用例

以下の表を利用して、身長が160cm以上の人数を求めます。あらかじめ、E2セルには「>=160」と入力し、「160cm以上をあらわす条件」を入力しておきます。入力後、E6セルへ 「=DCOUNTA(A1:C6,C1,E1:E2)」と入力します。データベースに「A1からC6まで」のリストを指定し、フィールドに「C1」、条件に「E1からE2まで」の条件を指定します。

160cm以上の人は「3名」いるということが求められました。

仕事に役立つ!COUNTIF関数

範囲内の条件に合うセルの個数を求めるときに使用します!

COUNTIF関数の記述方法
=COUNTIF(範囲,検索条件)

範囲
個数を求めるセル範囲を指定します。

検索条件
検索する値を指定します。

COUNTIF関数の活用例

以下の表を利用して、〇、×、△がそれぞれ何個あるかを求めます。

B11セルに「=COUNTIF(B2:B8,"〇")」と入力します。

「B2からB8まで」の範囲に「〇」が「3」あるということが表示されました。

時間短縮におすすめ!操作簡単なショートカットキー

  • データをコピー Ctrl+C
  • データを貼り付け Ctrl+V
  • 全部選択 Ctrl+A
  • 1つ前の作業の前に前に戻る Ctrl+Z
  • データを印刷 Ctrl+P

Excelと共通するソフト、スプレッドシートを利用している職場もあると思います。スプレッドシートの活用に関しては、【便利なスプレッドシートのご紹介】をご参考ください!
参考になれば幸いです。

まとめ

計算やカウントに使える基本的機能の関数を紹介しました。関数を習得すると、計算やカウントを一瞬で行えて、項目が多いものを数える時などに便利です。
関数を組み合わせるテクニックを身につけると、より複雑で便利な計算やカウントも可能です。関数を使いこなし、仕事の効率アップを目指しましょう。

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